随着采购部门变得越来越庞大和复杂，大多数企业已经安装了计算机化的采购系统。信息化电子采购系统通过自动化采购流程，除了能够有效的节约采购成本，还能带来更多其他方面的好处。这些方面包括：

1、核心流程：包括处理采购订单，采购订单，收货和发票。

2、供应商信息：通常包括维护供应商信息、合同和目录。

3、采购：这部分管理着公司与供应商之间的端到端采购过程。这包括订货、临时活动、高级计划、排程和团购。

4、招标：更大一点的公司把采购工作通过投标进行，并将这个过程自动化。

5、发票和付款：此模块管理付款、收据、授权和匹配。该模块通常与会计系统交互。

6、连通性：现在许多公司使用电子采购，企业采购系统的无缝连接与他们的供应商系统。显然，这必须是安全的。

7、工作流程：这部分是一个带可以核查和预警的工作流程引擎，以确保采购系统在公司内无缝协作。

8、管理信息系统：所有的公司都需要详细的信息来管理他们的账本，大多数模块允许对最佳实践进行全面分析和监视。

虽然上述可能是采购系统的基本结构，但有三种不同的类别，每一类都比较复杂。最简单的类别是希望改善交易和管理信息的公司。该系统适用于具有多重交易但不一定需要大量库存管理的公司。资产管理类别包括库存管理和产品可用性系统。

需要安排其库存可用性或持有最佳库存水平的公司将需要这种采购系统。完整的采购管理类别处理整个采购过程，包括JIT（JIT）产品订购时库存低，投标和供应商合同管理。准时（JIT）被认为是来自日本公司在1990的，现在是一个被广泛采用的过程中使用的许多西方大公司。JIT由公司与一些关键供应商建立框架协议。当股票达到预设水平时，指令自动被激发。

采购系统通常与公司的会计软件完全集成；事实上，大多数企业资源计划（ERP）软件包包括采购系统。ERP是一个集成的计算机系统，用于管理公司的内部和外部资源。这确保所有的采购活动都可以在整个公司管理和跟踪